Qual o software ideal para ajudar a gerenciar seu consultório? Quais as principais funcionalidades que o programa deve possuir? Aprenda a escolher o sistema certo para o seu empreendimento.
dos primeiros passos ao primeiro milhão
Francinaldo Lobato Gomes *
SOFTWARES DE GESTÃO PARA CONSULTÓRIOS
Ao longo da série Especial Finanças para Consultórios, vimos vários detalhes de como funciona e de como podemos aprimorar a gestão financeira de nossos empreendimentos. Uma coisa ficou certa: para uma boa gestão, é preciso utilizar cálculos matemáticos.
Este é um aspecto que afugenta muitos médicos e faz com que tenham pouco envolvimento com a gestão financeira dos seus consultórios. Porém, é fundamental que o médico entenda o significado de cada um dos indicadores financeiros utilizados no dia a dia da administração. Para ajuda-lo nesta tarefa, felizmente, já há diversas opções de softwares de gestão que realizam cálculos de maneira automática e prática. São eles que vamos conhecer hoje.
TECNOLOGIA NO AUXÍLIO À BOA GESTÃO
Nas últimas décadas, a indústria da saúde realizou grandes avanços na adesão e no uso da tecnologia da informação, visando não só a reduzir gastos, mas também a aumentar a qualidade e a segurança do atendimento aos pacientes.
De fato, a tecnologia ultrapassou o processamento padrão de dados para funções administrativas comuns em todas as organizações, tais como recursos humanos, folhas de pagamento e sistemas de contabilidade, e agora desempenha um papel fundamental tanto no cuidado ao paciente quanto na interpretação de exames, nas escalas de trabalho, na prescrição, no relatório de resultados e em sistemas de prevenção.
SOFTWARES DE GESTÃO PARA CONSULTÓRIOS
Costumo dizer que o melhor software que existe é o cérebro humano. No entanto, existem ferramentas tecnológicas que ajudam o cérebro humano a melhorar seu potencial. Vocês aprenderam várias ferramentas e dicas para auxiliar a gerir financeiramente o consultório de forma mais eficiente. São vocês que devem ditar os caminhos para o consultório. Os softwares de gestão devem auxiliar nesta tarefa, e jamais devem substituir o cérebro.
Assim como não se deve deixar a gestão do consultório nas mãos da secretária, do contador ou do administrador, também não se deve deixá-la a cargo dos softwares de gestão.
Gerir financeiramente um consultório requer muita organização e segurança por parte do profissional da saúde e de sua equipe. Afinal, são centenas de informações, documentos e cálculos que precisam ser administrados. Graças ao avanço tecnológico, atualmente está bem mais fácil fazer este gerenciamento.
PRINCIPAIS VANTAGENS DOS SOFTWARES DE GESTÃO
Os softwares de gestão trazem muitas vantagens, dentre elas:
- Facilidade na marcação e desmarcação de consultas: Ter um bom sistema on-line de agendamento de consultas é muito importante para aumentar a lucratividade do consultório, pois permite acessar o sistema de qualquer lugar e utilizando vários dispositivos.
- Determinação do faturamento do consultório: A determinação correta do faturamento do consultório é muito importante, uma vez que existem tributos que incidem sobre o faturamento, mesmo que o consultório ainda não tenha recebido os recursos.
- Envio de lembretes aos pacientes: O envio de lembretes periódicos via e-mails e mensagens de SMS visa a reduzir o número de faltas nas consultas. Quanto maior o intervalo entre o agendamento da consulta e o momento da consulta, maior a probabilidade de ocorrer esquecimento por parte do paciente. Portanto, o envio de lembretes periódicos reduzirá esta chance e evitará que o horário reservado para a consulta seja perdido.
- Geração automática de recibos: A geração automática de recibos de consultas particulares facilita o controle das receitas do consultório, evitando que haja perda, o que pode ocorrer com um recibo em papel, por exemplo.
- Criação de prontuários, atestados e receituários eletrônicos: Perde-se tempo precioso preenchendo relatórios, receituários e atestados durante as consultas e a realização de exames. A pronta disponibilidade destes documentos de forma eletrônica permite que se dedique mais tempo ao paciente e menos tempo à papelada.
- Criação de relatórios gerenciais e financeiros: Os relatórios de gestão e financeiros são importantes para avaliar a eficiência da gestão financeira do consultório. Em geral, a elaboração manual destes relatórios costuma ser trabalhosa e sujeita à omissão de dados. Como vimos em outros textos, não basta lucrar, é preciso aumentar o patrimônio líquido do consultório para que ele tenha sucesso. Os relatórios permitem que se acompanhe periodicamente a eficiência da gestão e, desta forma, que se façam os ajustes necessários para melhorar.
- Acesso a tabelas de preço de convênios: Devido à dinâmica do consultório, é necessário acessar periodicamente as tabelas de preços praticadas pelos convênios, bem como saber se está havendo glosas, quais serviços estão sendo pagos e em que momento estes pagamentos estão sendo feitos, uma vez que os convênios costumam pagar com certo atraso.
- Acesso remoto aos dados financeiros do consultório: Permitir que se acesse os dados financeiros do consultório estando em qualquer lugar do mundo é uma vantagem dos softwares de gestão. Desta forma, pode-se controlar o fluxo de caixa de forma que sempre se tenha dinheiro disponível para pagar as contas, mesmo estando fora do consultório.
Existem inúmeros softwares de gestão disponíveis no mercado, com características bastante distintas e preços variados (em geral entre R$ 500,0 e 1.000,0 ao ano), podendo ser utilizados por vários perfis de consultórios e clínicas. Antes de adquirir um software de gestão para o consultório, é preciso seguir alguns conselhos.
CONSELHOS PARA UMA BOA COMPRA
- Não existe software genérico: Cada consultório apresenta um perfil de funcionamento e, portanto, necessidades, formatos e práticas muito diferentes entre si. Assim, cada médico deve procurar o software mais adequado ao perfil de seu consultório. Não existe um único software que sirva para todos os perfis de consultórios.
- Escolham softwares já testados: Caso seja necessário, procure um software já testado e bem disseminado na sua área de atuação. Consulte sites e faça pesquisas para embasar a escolha.
- Cuidado com os softwares muito baratos: Softwares vendidos em prateleiras de livraria e de supermercado (faixa dos R$ 100 ou menos) costumam ser limitados e simples demais ou pouco robustos para aplicações realmente profissionais. Além disso, um aspecto importante na aquisição de um software de gestão é o pós-venda.
- Procurem um software que permita realizar o maior número de funções: Nunca compre softwares diferentes para cada função (por exemplo, um software para o faturamento, outro para relatórios financeiros, e um terceiro para o agendamento). Uma característica fundamental que o software de gestão deve ter é permitir a operação de todos estes módulos de forma integrada (ou seja, todos funcionando em conjunto e podendo “dialogar” entre si automaticamente). Por exemplo, os dados preliminares do paciente a ser atendido, tais como nome, sexo, data de nascimento, plano de convênio, tipo de atendimento, etc., são digitados no sistema por ocasião do agendamento, e transmitidos automaticamente para os módulos de registro médico, de emissão de receitas e de laudos, faturamento, etc. Assim, elimina-se um grande número de fontes de erro e digitações repetidas.
Outra característica importante é a possibilidade de operar todos os módulos mencionados acima de forma integrada e automática, exigindo um tempo mínimo de treinamento e preparo em computação por parte dos funcionários envolvidos, e funcionando de forma altamente confiável e à prova de falhas e perda de informação.
- Evitem fragmentar a informatização do consultório: Caso desejem informatizar o seu consultório, vocês devem resistir à tentação de “informatizar aos poucos”. A maioria das funções operacionais de um consultório se entrelaça de tal maneira que é difícil, por exemplo, implantar o agendamento informatizado sem ter o cadastro de pacientes no computador. Se quiser informatizar, vá até o fim.
A compra de equipamento é largamente ditada pela maneira como o software funciona, os pontos onde você deseja implantar terminais, etc. Portanto, nunca compre o hardware primeiro. Espere definir qual é o software a ser usado.
CONCLUINDO…
Os softwares de gestão ajudam o médico a aumentar a eficiência da gestão financeira do consultório. Deve-se tomar alguns cuidados na hora de selecionar os programas, lembrando que cada consultório tem um perfil. E, nunca devemos esquecer que os softwares, quaisquer que sejam, devem sempre estar a serviço do médico – e não o contrário.
